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更新:2020-07-23 18:11:51 |关注

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活动策划中的工作任务安排表

就像作家有自己的剧本,作曲家有自己的乐谱,活动策划人员也应该具备自己的一份工作安排任务表。这些工具发挥着相同的功能。就如同一个动听的故事一样,它们都包括开头、中间部分和结尾等主要部分。每一个步骤都需要记录下来,每个音符都需要安排在乐谱中它应该被演奏的位置上。所有人都根据同一页面上的指示进行操作,所有事情都安排得清晰明了,出现错误的几率因此而大大降低,并消除了个人主观上的一些偏差,减少灰色区域与纸漏的发生。注重细节会产生神奇的效果。
      工作安排任务表被赋予生命之后,你就成为它们的指挥官。工作安排任务表是你活动的核心,它涵盖了活动策划从始至终所有的一切。需要专门有人来编制工作安排任务表,掌握列人工作表中的所有信息,此人必须是与供应商联络并完成计划的唯一人选。指挥人员必须全面彻底地了解整个活动——每一时刻、每个步骤、每个细节——如同交响乐团的指挥、拍摄电影的导演。指挥人员的作用不是具体操办活动,也不是进行社会交际。每个参与者需要清楚地了解自己的角色与作用以及何时人场,这就需要有一个人来负责整个活动的指挥与协调,以确保每个人都了解自己具体的角色。避免让六七个人来联系同一个供应商,以防埋下隐患,并且说明你缺乏专业能力。


活动日期即将到来的时候,或许你已经不再需要查看你的工作安排任务表,一切的工作内容自己都很明白。你就像乐团指挥一样,在某一音符演奏出现错误的时候能够清楚地识别出来。某一婚礼策划人提前数月预订了一处私人场所,准备为一位名流举办婚礼,结果在婚礼即将举办的十天前才发现新郎新娘原本计划宣誓的草坪上修建了一个大游泳池和温泉池。这时该策划人才惊讶地发现,要想在那里举行婚礼,除非穿上防水装备。策划发生此类灾难简直无法想象,并且在婚礼举行前十天才发现问题,策划人也难辞其咎。制订工作计划表的目的便在于此——确保一切都安排就绪,避免意外状况发生。
       最终该活动策划人员想到了一个解决方案,有家活动策划公司因为活动管理不善而导致活动亏损5万美元,丢掉了赢得回头客、树立口碑的机会,就会对公司的商誉有所损失,并且不得不设法应付因活动管理不善而大为恼火的客户:客户因为该公司的活动管理缺乏专业水准而准备一纸诉状将该公司告上法庭。我们所处的社会环境是一个法律意识极强的环境,因此今天的活动策划运作和现场执行必须进行全面记录,以显示策划公司在活动的方方面面都已经尽心尽力。你的工作安排任务表将在这方面助你一臂之力,并且让你能够提前查缺补漏。


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